Apr 29, 2021

Nous avons publié un rapport en vertu de la Loi sur les renseignements médicaux personnels (LRMP) au sujet d'une enquête sur un cas d'atteinte à la vie privée concernant 8 900 enfants bénéficiant du Programme des services aux enfants handicapés (SEH) de Familles Manitoba.

« De par sa portée, ce cas d'atteinte à la vie privée était sans précédent dans la province, a déclaré l'ombudsman, Jill Perron. Lorsque les victimes sont des enfants et des jeunes vulnérables, la violation de la sécurité des renseignements médicaux personnels de nature délicate peut avoir un impact désastreux sur ces enfants et leurs familles. »

Le 26 août 2020, le Programme des services aux enfants handicapés (SHE) de Familles Manitoba a malencontreusement adressé en copie carbone invisible un courriel destiné exclusivement au Protecteur des enfants et des jeunes du Manitoba à une centaine d'organismes de services et d'intervenants communautaires. Les renseignements médicaux personnels contenus dans un document envoyé en pièce jointe du courriel comportaient des détails comme le nom de l'enfant, son sexe, sa date de naissance, son adresse, la nature de son handicap ainsi que les dates et types d'évaluations médicales et psychologiques qui avaient été effectuées. Même si les renseignements étaient chiffrés, un courriel de suivi accompagné d'un mot de passe a été envoyé quelques moments plus tard. Ce courriel de suivi a également été envoyé en copie carbone invisible aux organismes de services et intervenants communautaires.

Selon la LRMP, il y a atteinte à la vie privée en cas de collecte, d'utilisation, de communication ou d'élimination non autorisée des renseignements médicaux personnels. Le mauvais acheminement d'une communication contenant des renseignements médicaux personnels est une atteinte à la vie privée.

Nous avons entamé une enquête systémique pour examiner les circonstances de l'incident, pour vérifier si le ministère respectait les obligations de la LRMP et pour déterminer les possibilités d'améliorations administratives quant à la protection et à la sécurité des renseignements médicaux personnels confiés à Familles Manitoba.

Dans le cadre de notre enquête, nous avons constaté ce qui suit :

• l'incident était involontaire et dû à une erreur humaine
• les destinataires imprévus ont rapidement pris des mesures pour détruire les renseignements médicaux personnels
• le ministère a pris les mesures appropriées à la suite de l'incident
• le ministère n'a pas entièrement appliqué les politiques et procédures relatives à la protection de la vie privée, ni les promesses de confidentialité, comme l'exige la LRMP
• le volume de renseignements (médicaux) personnels que traitent les programmes du ministère nécessite un engagement plus fort à l'égard de la protection de la vie privée

« Tous les dépositaires ont le devoir de protéger les renseignements médicaux personnels des citoyens qu'ils servent, a précisé M^me Perron. Cette enquête permet d'orienter le ministère pour qu'il respecte davantage la loi, et elle lui donne l'occasion d'améliorer ses pratiques de protection de la vie privée dans tous ses programmes. »

Nous avons adressé au ministère neuf recommandations concernant le renforcement des politiques et des procédures ainsi que la formation des employés au sujet des obligations en matière de protection de la vie privée. Étant donné que le ministère recueille des renseignements (médicaux) personnels auprès de milliers de Manitobains bénéficiant de ses services, nous lui avons également recommandé de mettre en œuvre un programme complet de gestion de la protection de la vie privée.

Le ministère a accepté les neuf recommandations et sa réponse à chacune d'elles est indiquée dans le rapport. De plus, il nous a remis ses plans de mise en œuvre expliquant en détail comment il allait tenir sa promesse et mettre en place des mesures de protection appropriées, comme l'exige la LRMP. Nous procéderons à une vérification de suivi en 2022.

Le rapport complet sur le cas d'atteinte à la vie privée est publié (en anglais seulement) à www.ombudsman.mb.ca/uploads/document/files/case-2020-1304-en.pdf

Les faits saillants de l'enquête sont publiés (en anglais seulement) à www.ombudsman.mb.ca/uploads/document/files/privacy-breach-mbfam-cds-infographic-en.pdf