Jul 16, 1999

Le bureau de l'ombudsman du Manitoba a terminé une enquête sur la destruction des bandes sonores enregistrées lors des assemblées publiques tenues par la Commission manitobaine de l'eau de 1997, un organisme créé par Ressources naturelles Manitoba. D'après M. Barry Tuckett, l'ombudsman du Manitoba, la destruction non autorisée de ces documents constitue une infraction à la Loi sur la bibliothèque de l'Assemblée législative. Cette Loi prescrit les procédures quant à la conservation et à la destruction de documents appartenant aux organismes et aux ministères gouvernementaux.

L'enquête a été amorcée par l'ombudsman lui-même après que l'auteur d'une demande présentée dans le cadre de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, se soit fait dire qu'aucune transcription n'avait été faite et que les bandes sonores avaient été détruites. L'enquête a permis de confirmer que les bandes sonores avaient effectivement été détruites.

L'ombudsman a fait trois recommandations au ministère des Ressources naturelles du Manitoba dans son rapport du 11 juin 1999 :

1. Que Ressources naturelles Manitoba prenne immédiatement des mesures afin de s'assurer que toutes les régies et commissions travaillant en association avec le Ministère soient informées par écrit, de façon précise et systématique, des exigences relatives à la gestion des documents en conformité avec la partie II, Documents publics et archives, de la Loi sur la bibliothèque de l'Assemblée législative et les règlements, politiques et directives applicables.
    
2. Que Ressources naturelles Manitoba prenne des mesures afin de s'assurer que le lien entre les questions d'accès et le droit à la protection de la vie privée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée et de la Loi sur les renseignements médicaux personnels, d'une part, et les pratiques légales de gestion des documents, d'autre part, soit pleinement compris au sein du Ministère et des régies, commissions, associations et organismes affiliés, tel que défini dans la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée.
    
3. Que Ressources naturelles Manitoba améliore la conformité de ses inscriptions dans le Répertoire sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée avec les exigences découlant de l'article 75 de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée.

Dans sa réponse écrite, le ministère des Ressources naturelles du Manitoba a indiqué qu'il acceptait ces recommandations et qu'il allait, plus spécifiquement, prendre les mesures suivantes pour assurer leur mise en application :

• Élaborer des politiques et des directives précises permettant à la fois de contrôler les pratiques de gestion des diverses régies et commissions qui relèvent de Ressources naturelles Manitoba et de renseigner ces organismes sur les pratiques en matière de gestion qu'ils doivent respecter en application de la Loi sur la bibliothèque de l'Assemblée législative ainsi que de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée.
   
• Se lancer de nouveau dans un programme de diffusion d'information relativement à la gestion de documents et aux dispositions des lois susmentionnées.
   
• Examiner le programme utilisé pour établir les calendriers de conservation des documents en considérant les documents qui restent à être conservés et les calendriers de conservation existants pour voir si le processus ne devrait pas être modifié afin d'être conforme aux exigences découlant de l'article 75 de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée.

Étant donné la destination finale de ces documents, a souligné l'ombudsman, non seulement le requérant a-t-il été privé de l'accès aux documents pour usage immédiat, mais les citoyens du Manitoba et tous ceux et celles qui voudront étudier l'histoire du Manitoba à l'avenir, sont à tout jamais privés d'un document historique d'une valeur incontestable. Le fait que l'événement en question ait été baptisé « l'inondation du siècle » dit tout.

L'ombudsman a observé que cet incident avait néanmoins un aspect positif étant donné la quantité de publicité qu'il a générée, laquelle servira à alerter les autres organismes et ministères gouvernementaux quant aux exigences en matière de gestion de documents de la Loi sur la bibliothèque de l'Assemblée législative. « Même si notre enquête était axée sur la Commission manitobaine de l'eau et Ressources naturelles Manitoba, je crains toutefois que le défaut de se conformer aux exigences législatives concernant la gestion des documents ainsi qu'aux politiques applicables ne se limite pas à ces entités du gouvernement provincial. Je souhaite que le message qui découle de la présente enquête soit entendu et que mes recommandations soient prises en compte dans l'ensemble du gouvernement et des organismes qui s'y rattachent. »

Le bureau de l'ombudsman suivra le travail réalisé par Ressources naturelles Manitoba afin d'assurer la mise en œuvre des recommandations qui lui ont été faites.

Une copie du rapport de l'ombudsman sera aussi envoyée à la ministre de la Culture, du Patrimoine et de la Citoyenneté qui, par l'intermédiaire de la Commission des archives, est responsable de toute autorisation concernant la disposition de documents, en vertu de la Loi sur la bibliothèque de l'Assemblée législative, et qui est également chargée du Répertoire, en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, et de la soumission d'un rapport relativement à l'administration générale de ces lois.