Sep 1, 2023

L’ombudsman du Manitoba a publié son rapport de situation sur les progrès de Familles Manitoba à l’égard de la mise en oeuvre des neuf recommandations formulées à l’issue de son enquête d’avril 2021 sur une atteinte à la vie privée ayant touché 8 900 enfants bénéficiaires du programme des Services aux enfants handicapés (SEH) de Familles Manitoba.

Le rapport fait état des mesures que le ministère a prises entre le 1er avril 2021 et le 25 mai 2023 pour donner suite aux recommandations. Nous avons également cherché à déterminer si le ministère a mis en oeuvre les politiques et procédures nécessaires de protection de la vie privée pour se conformer aux exigences de la Loi sur les renseignements médicaux personnels (LRMP) en matière de garanties. L’ombudsman du Manitoba a adressé au ministère neuf recommandations sur le renforcement des politiques et procédures et sur la formation des employés quant à leurs obligations en matière de protection de la vie privée. Étant donné que le ministère est l’un des dépositaires les plus importants de renseignements médicaux au Manitoba en dehors du secteur de la santé, nous lui avons également recommandé de mettre en œuvre un programme complet de gestion de la protection de la vie privée. Nous nous sommes aussi engagés à communiquer publiquement les résultats de notre examen de suivi. Notre examen a révélé que Familles Manitoba a pris des mesures pour renforcer sa protection des renseignements (médicaux) personnels. Parmi les mesures que le ministère a prises pour améliorer sa conformité à la LRMP, citons les suivantes :

• Remanier et réorganiser ses politiques liées à la LRMP • Examiner ses politiques pour en assurer la cohérence • Mettre à jour sa promesse de confidentialité pour respecter les exigences de la LRMP • Établir de nouvelles politiques, notamment une politique concernant la consignation des cas d’atteinte à la vie privée • Faire en sorte que ses politiques et procédures fassent partie de la formation des employés • Fournir une formation sur la LRMP à 93 % de ses employés et mettre en place un système centralisé de suivi de la formation • Élaborer un processus pour examiner tous les trois mois la signature de la promesse de confidentialité prévue par la LRMP afin de s’assurer que tout le personnel la signe • Former un comité de gestion de la protection de la vie privée

Nous avons déterminé que le ministère a mis en oeuvre sept des neuf recommandations découlant de l’enquête sur l’atteinte à la vie privée de 2021. L’examen des sept premières recommandations révèle que Familles Manitoba a mis en oeuvre des procédures pour garantir la protection de la vie privée et qu’il a pris des mesures pour améliorer sa conformité à la LRMP en renforçant ses politiques et la formation de son personnel.

L’une des recommandations non encore appliquées consiste pour le ministère à renforcer sa surveillance auprès des mandataires et des fournisseurs de services comme l’exigent leurs conventions standardisées d’achat de services ainsi que la loi. Nous avons estimé que cette recommandation avait été partiellement mise en oeuvre. Familles Manitoba dispose de mécanismes de surveillance pour ces conventions d’achat de services mais a besoin d’examiner de façon plus standardisée et plus cohérente les politiques, procédures et pratiques de ses mandataires et fournisseurs de services en matière de protection de la vie privée pour faire en sorte qu’elles respectent la LRMP.

Étant donné que le ministère collecte les renseignements (médicaux) personnels de milliers de Manitobains bénéficiant de ses services, nous avons également recommandé qu’il mette en œuvre un programme complet de gestion de la protection de la vie privée. Notre examen confirme que Familles Manitoba s’est engagé à cet égard en formant un comité de gestion de la protection de la vie privée et en entreprenant l’inventaire des renseignements médicaux personnels dont il a la garde. Il s’agit là d’une étape fondamentale pour la mise en place de contrôles appropriés visant à protéger la vie privée et à renforcer les pratiques de gestion des renseignements utilisées par le ministère ainsi que ses mandataires et fournisseurs de services. Nous continuerons à surveiller et à communiquer les progrès de Familles Manitoba destinés à améliorer les mesures de protection exigées par la LRMP et à mettre en œuvre un programme efficace et responsable de gestion de la protection de la vie privée qui est essentiel à l’instauration d’une culture ministérielle axée sur la protection de la vie privée.

Il est possible de consulter le résumé complet de l’examen dans notre site Web à : https://www.ombudsman.mb.ca/uploads/document/files/case-mo-00783-en-en.pdf

Il est également possible de consulter le rapport (en anglais) sur l’atteinte à la vie privée d’avril 2021 dans notre site Web à : https://www.ombudsman.mb.ca/uploads/document/files/case-2020-1304-en.pdf